Theo quy định tại Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, báo tăng BHXH được hiểu là khi doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin tham gia đóng BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) thì cần thông báo bằng văn bản với cơ quan BHXH.

Cụ thể một số trường hợp báo tăng BHXH như sau:

- Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động.

- Người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại.

- Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm lại…

Thời hạn doanh nghiệp phải thực hiện báo tăng BHXH căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội là:

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Hồ sơ, thủ tục báo tăng BHXH

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN cần chuẩn bị theo quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017.

Với người lao động

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

Với đơn vị

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS).

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)

Số lượng hồ sơ 01 bộ.

Hướng dẫn thủ tục báo tăng BHXH mới nhất (Ảnh minh họa)

Trình tự, thủ tục báo tăng BHXH

Hiện tại, để báo tăng BHXH, doanh nghiệp có thể sử dụng phương thức nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp trực tuyến qua mạng.

Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH

Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như trên, người sử dụng lao động nộp trực tiếp đến cơ quan BHXH quản lý của công ty ở cấp huyện hoặc tỉnh. Hoặc có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện.

Tuy nhiên, để đơn giản hóa các thủ tục hành chính, tạo sự thuận lợi cho cơ quan BHXH và doanh nghiệp, hiện nay có thể khai, nộp hồ sơ trực tuyến trên mạng.

Nộp hồ sơ trực tuyến

Hình thức nộp hồ sơ trực tuyến hiện nay khá phổ biến ở hầu hết các cơ quan BHXH từ cấp quận, huyện đều đã áp dụng. Để nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến, doanh nghiệp cần truy cập và sử dụng phần mềm kê khai trực tuyến như sau:

Bước 1: Truy cập vào website https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/

Sau đó tiến hành đăng ký thông tin doanh nghiệp, đăng ký tài khoản giao dịch điện tử cho công ty.

Bước 2: Tải phần mềm kê khai BHXH về máy tính. Có thể lựa chọn phần mềm kê khai BHXH do Tổng cục BHXH phát hành miễn phí. Người kê khai cần chuẩn bị chữ ký số để ký và nộp lên cơ quan BHXH.

Bước 3: Tùy từng trường hợp báo tăng lao động như báo tăng mới, nghỉ thai sản đi làm lại, nghỉ ốm đi làm lại… mà doanh nghiệp tiến hành kê khai theo hướng dẫn.

Sau đó kê khai bổ sung những thông tin cần thiết để cơ quan BHXH xử lý và giải quyết.

Thời hạn giải quyết

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu tăng lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết (theo điểm d khoản 3 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội).

Mức phạt khi chậm báo tăng lao động

Trường hợp doanh nghiệp chậm báo tăng lao động dẫn đến chậm đóng, đóng thiếu BHXH cho người lao động là vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc.

Người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 12%-15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc  tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 150 triệu đồng khi có một trong các hành vi sau (theo điểm a khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP):

- Chậm đóng BHXH bắt buộc.

- Đóng BHXH không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc mà không phải là trốn đóng.