Chốt sổ BHXH là việc cơ quan bảo hiểm ghi nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp... trên sổ BHXH của người lao động khi họ dừng đóng BHXH tại một đơn vị. 

Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019 có hiệu lực từ 01/01/2021 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm:

Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 cũng nêu rõ:

Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản không thể tiến hành chốt sổ BHXH cho người lao động). Sau khi chấm dứt hợp đồng với người lao động, cần nhanh chóng tiến hành thủ tục chốt sổ BHXH.

Nếu người sử dụng lao động không chịu chốt sổ BHXH cho người lao động sẽ bị phạt nặng.

Thủ tục chốt sổ BHXH nhanh chóng nhất hiện nay (Ảnh minh họa)

Thủ tục chốt sổ BHXH

Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện như sau:

Bước 1: Báo giảm lao động

Hồ sơ cần chuẩn bị để báo giảm lao động gồm:

- Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

- Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người);

Doanh nghiệp hoàn thiện các giấy tờ nêu trên và gửi tới cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp tham gia.

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Hồ sơ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm gồm:

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

- Sổ bảo hiểm xã hội;

- Công văn chốt sổ của đơn vị (Mẫu D01b-TS);

Doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ và gửi tới cơ quan BHXH qua phần mềm BHXH hoặc qua đường bưu điện để được giải quyết.

Hiện nay, thời gian xác nhận sổ BHXH là không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.