Thay thế các quy định của tại Quyết định số 346/QĐ-BHXH ngày 28/03/2019 ban hành Quy chế Quản lý và cấp mã số BHXH cho người tham gia BHXH, BHYT; Quyết định số 1270/QĐ-BHXH ngày 30/09/2019 về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế Quản lý và cấp mã số BHXH cho người tham gia BHXH, BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 346/QĐ-BHXH ngày 28/03/2019; Quyết định số 22/QĐ-BHXH ngày 08/01/2020 về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế Quản lý và cấp mã số số BHXH cho người tham gia BHXH, BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 346/QĐ-BHXH ngày 28/03/2019; Điểm 2 Công văn số 2888/BHXH-BT ngày 03/08/2018 về việc Hướng dẫn việc hoàn thiện dữ liệu thành viên hộ gia đình, kinh phí hỗ trợ UBND xã lập danh sách và việc tham gia BHYT hộ gia đình, vừa qua, BHXH Việt Nam ban hành Quy chế Quản lý cơ sở dữ liệu hộ gia đình và mã số BHXH (kèm theo Quyết định 515/QĐ-BHXH về Ban hành Quy chế Quản lý cơ sở dữ liệu hộ gia đình và mã số BHXH của người tham gia BHXH, BHYT).

(Ảnh minh họa)

Thông tin người tham gia sẽ được cập nhật, điều chỉnh đầy đủ, chính xác, kịp thời vào cơ sở dữ liệu hộ gia đình

Nhấn mạnh thông tin người tham gia được cập nhật, điều chỉnh đầy đủ, chính xác, kịp thời vào cơ sở dữ liệu hộ gia đình, được tập hợp gồm những người đang tham gia, đã tham gia và chưa tham gia BHXH, BHYT và mỗi người tham gia chỉ được cấp duy nhất một mã số BHXH – Quy chế Quản lý cơ sở dữ liệu hộ gia đình và mã số BHXH của BHXH Việt Nam gồm 12 điều, trong đó, đáng chú ý là một số quy trình như:

- Quy trình tăng trẻ em dưới 06 tuổi trong cơ sở dữ liệu hộ gia đình:

Trường hợp chưa kết nối liên thông dữ liệu đăng ký khai sinh trẻ em dưới 06 tuổi trên Hệ thống Thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp:

Khi có phát sinh thực hiện các thủ tục hành chính về đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ BHYT, UBND xã lập hồ sơ cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 06 tuổi theo quy định tại Thông tư liên tịch số 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT, gửi cơ quan BHXH; nhận thẻ BHYT từ cơ quan BHXH chuyển đến để trả cho trẻ em.

Trường hợp đã kết nối liên thông dữ liệu đăng ký khai sinh trẻ em dưới 06 tuổi trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp, hằng ngày, UBND xã gửi dữ liệu đăng ký khai sinh của trẻ dưới 06 tuổi đến cơ quan BHXH, không phải lập hồ sơ; nhận hồ sơ từ cơ quan BHXH chuyển đến, thẻ BHYT để trả thẻ cho trẻ em, Phụ lục thành viên hộ gia đình (của Mẫu TK1-TS) để xác nhận bổ sung trẻ em vào đúng hộ gia đình và gửi lại cơ quan BHXH.

Về phía BHXH tỉnh/huyện, cán bộ sổ, thẻ xử lý hồ sơ; chuyển hồ sơ đã được hoàn thiện mã số BHXH (ghi mã số BHXH của trẻ em vào các biểu mẫu) đến cán bộ thu thực hiện các nghiệp vụ phát sinh để cấp thẻ BHYT theo quy định; hoàn thiện hồ sơ (in Phụ lục thành viên hộ gia đình có thông tin của từng trẻ em được cấp mã số BHXH tháng trước liền kề chuyển đến UBND xã để xác nhận bổ sung trẻ em dưới 06 tuổi vào đúng hộ gia đình, ký Biên bản bàn giao được in từ phần mềm quản lý với UBND xã và scan, lưu trữ trên phần mềm quản lý - trước ngày 03 hằng tháng; nhận Phụ lục thành viên HGĐ từ UBND xã chuyển đến và hoàn thành việc cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin trẻ em dưới 06 tuổi vào đúng hộ gia đình, chuyển Mẫu 02-TS và Phụ lục thành viên hộ gia đình đến Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ để lưu trữ hồ sơ theo quy định - trước ngày 04 hằng tháng)...

- Quy trình giảm người tham gia trong cơ sở dữ liệu hộ gia đình:

Trước ngày 03 hằng tháng, cán bộ sổ, thẻ của BHXH tỉnh/huyện chủ trì phối hợp với UBND xã kê khai thành viên hộ gia đình khai tử của tháng trước liền kề vào Danh sách thành viên hộ gia đình báo giảm khai tử (Mẫu 01-TS). Trường hợp đã kết nối liên thông với Hệ thống Thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp về dữ liệu khai tử, thì in Danh sách tăng, giảm thành viên HGĐ (của Mẫu 02-TS) có thông tin của từng người khai tử tháng trước liền kề chuyển đến UBND xã để phối hợp xác nhận hộ gia đình có người khai tử; ký Mẫu 02-TS được in từ phần mềm quản lý với UBND xã và scan, lưu trữ trên phần mềm quản lý.

Trước ngày 04 hằng tháng, cán bộ sổ, thẻ của BHXH tỉnh/huyện nhận Mẫu 01-TS từ UBND xã chuyển đến và hoàn thành việc cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin thành viên hộ gia đình báo giảm khai tử vào đúng hộ gia đình; chuyển Mẫu 01-TS, Mẫu 02-TS đến Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ để lưu trữ hồ sơ theo quy định.

UBND xã phối hợp với cơ quan BHXH kê khai người khai tử vào Mẫu 01-TS, Mẫu 02-TS và gửi cơ quan BHXH; UBND xã và cơ quan BHXH thực hiện việc giao, nhận và trả hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.

- Quy trình hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia:

Đơn vị quản lý người tham gia tra cứu, tìm kiếm và hướng dẫn người tham gia tra cứu, tìm kiếm đúng mã số BHXH của người tham gia đã được cơ quan BHXH cấp; trường hợp tìm kiếm không thấy mã số BHXH của người tham gia (bao gồm cả người nước ngoài tham gia BHXH, BHYT tại Việt Nam), hướng dẫn người tham gia kê khai đầy đủ thông tin vào Mẫu TK1-TS, phối hợp với cơ quan BHXH gửi hình ảnh hồ sơ theo Khoản 2 Điều 7 Quy chế này để cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu của người tham gia.

Cán bộ sổ, thẻ của BHXH tỉnh/huyện nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ (bao gồm cả hồ sơ giao dịch điện tử) thực hiện tra cứu, tìm kiếm mã số BHXH của người tham gia theo thông tin kê khai trên Mẫu TK1-TS với cơ sở dữ liệu hộ gia đình; trường hợp xác định chính xác thông tin người tham gia đã được cấp mã số BHXH trong cơ sở dữ liệu hộ gia đình, thông báo và thống nhất mã số BHXH với người tham gia, đơn vị quản lý người tham gia; trường hợp tra cứu, tìm kiếm thấy người tham gia có thông tin chưa đầy đủ, chính xác, thực hiện điều chỉnh thông tin người tham gia đã được cấp mã số BHXH trong cơ sở dữ liệu hộ gia đình, điều chỉnh người tham gia về đúng hộ gia đình (nếu đang ở hộ gia đình khác), đề nghị Tổ kiểm soát phê duyệt điều chỉnh thông tin của của người tham gia (đính kèm hồ sơ); trường hợp xác định người nước ngoài tham gia BHXH, BHYT tại Việt Nam chưa được kê khai trong cơ sở dữ liệu hộ gia đình, cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin trên Mẫu TK1-TS vào phần mềm hộ gia đình, đề nghị Tổ kiểm soát phê duyệt mã số BHXH cho người nước ngoài (đính kèm hồ sơ); chuyển hồ sơ đã được hoàn thiện mã số BHXH (ghi mã số BHXH của người tham gia vào biểu mẫu) đến cán bộ thu thực hiện các nghiệp vụ phát sinh theo quy định.

Tổ kiểm soát nhận đề nghị phê duyệt từ cán bộ sổ, thẻ, kiểm soát việc tuân thủ quy trình thực hiện, hồ sơ đính kèm, thông tin của người tham gia và thành viên hộ gia đình  được cập nhật vào phần mềm hộ gia đình; trường hợp thông tin người tham gia và các thành viên trong hộ gia đình đầy đủ, chính xác với hồ sơ kèm theo, tiến hành phê duyệt; trường hợp chưa thực hiện đầy đủ quy trình tra cứu, tìm kiếm thông tin người tham gia, cập nhật, điều chỉnh thông tin người tham gia và các thành viên hộ gia đình không chính xác với hồ sơ kèm theo, thực hiện đúng quy định. Thời gian phê duyệt được thực hiện tối đa 03 giờ làm việc.

- Nguyên tắc tra cứu, tìm kiếm thông tin người tham gia và hình ảnh hồ sơ đính kèm làm căn cứ hoàn thiện mã số BHXH:

Về nguyên tắc tra cứu, tìm kiếm thông tin người tham gia trong cơ sở dữ liệu hộ gia đình:

Trường hợp tìm kiếm thông tin chủ hộ gia đình, phạm vi tìm kiếm theo thứ tự ưu tiên là trên địa bàn cấp xã, địa bàn cấp huyện, địa bàn cấp tỉnh và trên toàn quốc. Tìm kiếm theo nguyên tắc họ tên, ngày, tháng, năm, sinh, CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ hộ hoặc thông tin của các thành viên trong hộ gia đình để tìm kiếm chủ hộ gia đình.

Trường hợp tìm kiếm thông tin thành viên hộ gia đình, phạm vi tìm kiếm theo thứ tự ưu tiên: trong cùng hộ gia đình; trên địa bàn cấp xã, địa bàn cấp huyện, địa bàn cấp tỉnh và trên toàn quốc. Nguyên tắc tìm kiếm theo thứ tự theo Bộ Thông tin định danh trên toàn quốc; theo CMND/CCCD/Hộ chiếu trên toàn quốc; theo họ tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính trên toàn quốc; theo họ và tên, năm sinh mã tỉnh khai sinh/mã tỉnh hộ khẩu; theo họ và tên, năm sinh trên toàn quốc.

Danh mục hình ảnh giấy tờ đính kèm làm căn cứ cấp, hoàn thiện mã số BHXH bao gồm Mẫu TK1-TS; CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh (đối với người chưa được cấp CMND/CCCD/Hộ chiếu); giấy tờ khác.

Các hành vi bị nghiêm cấm trong quản lý cơ sở dữ liệu hộ gia đình và mã số BHXH

Quy chế quy định rõ, các hành vi bị nghiêm cấm trong quản lý cơ sở dữ liệu hộ gia đình và mã số BHXH, là: Cấp trùng mã số BHXH cho người tham gia, trùng mã số cấp cho hộ gia đình; sử dụng các ứng dụng hoặc các phương thức để truy cập vào cơ sở dữ liệu hộ gia đình mà chưa được phép của BHXH Việt Nam; cấp tài khoản truy cập phần mềm vào phần mềm quản lý, cơ sở dữ liệu hộ gia đình cho tổ chức, cá nhân không phải là đối tượng được cấp tài khoản theo quy định; tự ý sao chép, cung cấp, tiết lộ thông tin cơ sở dữ liệu hộ gia đình; các hành vi khác làm hư hỏng, sai lệch hoặc làm mất tính ổn định của các phần mềm quản lý, cơ sở dữ liệu hộ gia đình.

Về khen thưởng – xử lý vi phạm, các tổ chức, cá nhân có thành tích, sáng kiến trong việc quản lý, cấp mã số BHXH cho người tham gia BHXH, BHYT và cập nhật biến động thành viên trong cơ sở dữ liệu hộ gia đình được xem xét khen thưởng theo quy định của Ngành BHXH. Đơn vị, cá nhân trong Ngành BHXH thực hiện không đầy đủ hoặc trái với Quy chế này phải chịu trách nhiệm về hậu quả gây ra và bị xem xét xử lý trách nhiệm theo quy định của Ngành và pháp luật hiện hành; các tổ chức, cá nhân ký Hợp đồng với cơ quan BHXH cung cấp dịch vụ mà thực hiện không đầy đủ hoặc trái với Quy chế phải chịu trách nhiệm về hậu quả gây ra và bị xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật hiện hành.