Trong quá trình theo dõi, quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ với BHXH các địa phương, ba nữ cán bộ trẻ của Phòng BHXH ngắn hạn, Ban Thực hiện Chính sách BHXH, BHXH Việt Nam đã đề xuất sáng kiến: “Sửa đổi, bổ sung hồ sơ, quy trình giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN, DSPHSK theo hướng cải cách thủ tục hành chính” đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, góp một lời giải cho “bài toán” ngăn ngừa tình trạng trục lợi Quỹ BHXH ngắn hạn đang diễn ra khá phức tạp thời gian gần đây.

Cải cách thủ tục hành chính là một trong những ưu tiên của Ngành BHXH (ảnh minh họa)

Trước yêu cầu đặt ra của Ngành quy định việc giải quyết hưởng các chế độ BHXH phải thực hiện trên môi trường mạng, đồng thời thực hiện mục tiêu đã được xác định tại Nghị quyết số 28-NQ/TW về Cải cách chính sách BHXH, Nghị quyết số 125/NQ-CP của Chính phủ ban hành Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 28-NQ/TW tiến tới cải cách thủ tục hành chính, thực hiện dịch vụ công trực tuyến cấp độ 4, xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về BHXH... Phòng BHXH ngắn hạn (Ban Thực hiện Chính sách BHXH) đã nhận thấy nhiều bất cập trong quy trình giải quyết hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (TNLĐ-BNN), dưỡng sức phục hồi sức khỏe (DSPHSK), với nhiều thành phần hồ sơ, quy trình giải quyết không còn phù hợp, cần cắt giảm các thủ tục không cần thiết tiến tới thực hiện số hóa, giao dịch điện tử, xây dựng và hoàn thiện quy trình mới trong giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chỉ trả các chế độ BHXH, BHTN...

Trong quá trình theo dõi và nghiên cứu các hoạt động nghiệp vụ, ba nữ cán bộ trẻ của Phòng BHXH ngắn hạn Phạm Thị Quỳnh Mai, Nguyễn Thị Minh Huế, Khuất Thị Thu Trang, đã khẩn trương rà soát lại quy trình giải quyết các chế độ BHXH, đặc biệt là chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN, DSPHSK sửa đổi, bổ sung cắt giảm những thủ tục rườm rà, không còn phù hợp tiến tới thực hiện số hóa, giao dịch điện tử và đề xuất sáng kiến: “Sửa đổi, bổ sung hồ sơ, quy trình giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN, DSPHSK theo hướng cải cách thủ tục hành chính”.

Nhóm tác giả đã tổng hợp, rà soát lại toàn bộ Quyết định số 636/QĐ-BHXH ngày 22/4/2016 của BHXH Việt Nam về việc ban hành quy định về hồ sơ và quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH; các quy định liên quan đến thủ tục hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, luân chuyển các quyết định, danh sách, biểu mẫu báo cáo giữa các bộ phận nghiệp vụ đến bộ phận quản lý cấp trên, giữa BHXH các quận, huyện, tỉnh, thành phố với BHXH Việt Nam; đối chiếu các quy định, thủ tục trên với những quy định của Luật An toàn, vệ sinh lao động, Nghị định 166/2016/NĐ-CP… để thực hiện loại bỏ các thành phần hồ sơ không cần thiết.

Những dòng báo cáo thành tích của sáng kiến mà chúng tôi được đọc thật ngắn gọn, súc tích, nhưng như Trưởng nhóm Phạm Thị Quỳnh Mai chia sẻ: Để sáng kiến đi vào thực tế, được Ngành đánh giá cao, thì đó là khối lượng công việc “khổng lồ” mà ba nữ cán bộ đã phải dành rất nhiều tâm huyết và thời gian thực hiện.

Bên cạnh việc rà soát lại toàn bộ quy trình, trên cơ sở đó, nhóm tác giả phải phân tích, đánh giá những tồn tại, hạn chế của quy trình giải quyết hưởng các chế độ theo Quyết định số 636/QĐ-BHXH, từ đó đưa ra những yêu cầu sửa đổi, bổ sung, xây dựng quy trình giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN, DSPHSK theo quy trình mới phù hợp với các điều kiện hiện hành, cắt giảm thủ tục không cần thiết, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đơn vị sử dụng lao động và người lao động. Thực hiện số hóa hồ sơ, chứng từ phù hợp với quy định để phục vụ giao dịch điện tử trong giải quyết hưởng các chế độ BHXH và luân chuyển hồ sơ trong nội bộ Ngành BHXH trên môi trường mạng. Đồng thời, để đáp ứng công tác cải cách hành chính của Ngành, trong quá trình tham gia xây dựng, nhóm tác giả đã tập trung nghiên cứu để có thể loại bỏ những thành phần hồ sơ, biểu mẫu, tiêu thức không cần thiết nhằm giảm thời gian, chi phí cho tổ chức, cá nhân khi tiến hành giao dịch...

Với những hiệu quả nhìn thấy rõ, sáng kiến, đề xuất của nhóm tác giả đã được Tổ soạn thảo Quyết định thay thế Quyết định số 636/QĐ-BHXH; tiếp thu và đưa vào nội dung Quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019 của BHXH Việt Nam về quy trình giải quyết các chế độ BHXH, chi trả chế độ BHXH, BHTN. Quyết định số 166/QĐ-BHXH đã có hiệu lực thi hành từ ngày 01/5/2019 và thay thế Quyết định số 636/QĐ-BHXH ngày 22/4/2016 và Quyết định số 828/QĐ-BHXH ngày 27/5/2016. Quy trình mới được cập nhật, bổ sung đầy đủ quy định về thành phần thủ tục, hồ sơ tại Luật An toàn vệ sinh, lao động, Nghị định số 166/NĐ-CP…, cũng như các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan làm cơ sở trong việc giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả chế độ BHXH, BHTN.

Chia sẻ về hiệu quả của sáng kiến, Trưởng nhóm Phạm Thị Quỳnh Mai cho biết, sau khi rà soát, quy trình mới đã cắt giảm được 13 tiêu thức trên tổng số 36 tiêu thức đối với chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN; việc đơn giản hoá thủ tục hành chính trong giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN, DSPHSK đã giảm được 07 giờ với tổng chi phí giảm tới gần 384 triệu đồng; quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH cũng được thu gọn, số hóa… Và điều quan trọng nhất, với những thay đổi tích cực này, kết quả là đơn vị sử dụng lao động, người lao động nhận được kết quả giải quyết hưởng nhanh chóng, kịp thời.

Như chỉ riêng thủ tục giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK nếu trước đây trường hợp đơn vị thực hiện giao dịch điện tử thì phải lập thêm biểu hồ sơ điện tử để chuyển hóa dữ liệu từ hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử nên phát sinh rất nhiều công việc, chi phí... không khuyến khích được đơn vị thực hiện giao dịch điện tử. Bên cạnh đó, người lao động cũng không biết được khi nào cơ quan BHXH chuyển tiền cho đơn vị nên không kiểm soát được việc đơn vị có chiếm dụng tiền trợ cấp của mình vào mục đích khác hay không hay do cơ quan BHXH giải quyết chậm? Nhưng giờ đây, danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản được thiết kế linh hoạt để áp dụng chung cho cả giao dịch theo phương thức truyền thống, giao dịch điện tử kèm hồ sơ giấy và giao dịch điện tử không kèm hồ sơ giấy. Cán bộ xét duyệt chỉ cần truy cập Hệ thống quản lý thông tin để tiếp nhận danh sách đề nghị; việc đối soát với cơ sở dữ liệu thu, dữ liệu khám bệnh, chữa bệnh, giám định y khoa... được thực hiện dễ dàng trên môi trường mạng. Đơn vị sử dụng lao động nhận được kết quả giải quyết nhanh chóng. Thời hạn giải quyết của cơ quan BHXH cũng rút ngắn từ 10 ngày xuống còn 06 ngày làm việc. Đặc biệt, bổ sung quy trình nhắn tin tự động đến từng người lao động về việc cơ quan BHXH đã chuyển tiền trợ cấp của họ về đơn vị sử dụng lao động, để người lao động biết và yêu cầu đơn vị chi trả; người lao động hoàn toàn kiểm soát được việc đơn vị có chiếm dụng tiền trợ cấp của mình hay cơ quan BHXH giải quyết có đúng thời hạn không.

Nếu như trước đây tình trạng lạm dụng, trục lợi Quỹ ốm đau, thai sản diễn ra phức tạp, dưới nhiều hình thức tinh vi như: tại Hải Dương một nhân viên nhân sự đã cấu kết lập khống 36 hồ sơ, làm giả 44 hồ sơ thanh, quyết toán chế độ thai sản, DSPHSK tại cơ quan BHXH để chiếm đoạt số tiền 867 triệu đồng hay tại Bắc Giang đã phát hiện trên 200 Giấy ra viện, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH giả, ước tính số tiền từ chối thanh toán trên 250 triệu đồng; Trên địa bàn tỉnh Bến Tre, bằng hành vi lập hồ sơ khống đối với 13 công nhân đang làm việc tại đơn vị, một nhân viên đã thanh toán khống chế độ thai sản 255 triệu đồng, thậm chí có đơn vị ở Cần Thơ lập thủ tục tuyển lao động là phụ nữ mang thai, thực hiện đăng ký đóng BHXH nhưng thực tế người lao động không làm việc tại đơn vị, trục lợi BHXH thông qua việc giải quyết hưởng chế độ thai sản khi sinh con… Nhận diện tồn tại, hạn chế trong tổ chức thực hiện, những kẽ hở trong quy định của chính sách pháp luật, sáng kiến của nhóm tác giả đưa ra đã cải thiện đáng kể những vấn đề đáng báo động nêu trên. Giờ đây, khi quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH được hoàn thiện; trách nhiệm của đơn vị sử dụng gắn chặt với quyền lợi của người lao động; việc giải quyết hưởng được thực hiện dễ dàng trên môi trường mạng; các thủ tục rườm rà, không cần thiết được cắt bỏ; khâu đối soát dữ liệu trước khi xét duyệt được thực hiện nghiêm túc đã đưa cán cân thu – chi dần tiến tới cân bằng; tình trạng lạm dụng để trục lợi Quỹ ốm đau, thai sản được kiểm soát chặt chẽ; đảm bảo An sinh xã hội trong dài hạn.

Đánh giá về hiệu quả của sáng kiến, Phó Trưởng ban Ban Thực hiện chính sách BHXH Đỗ Ngọc Thọ cho biết, những thay đổi nêu trên đã đánh dấu bước ngoặt vượt bậc trong việc xây dựng hồ sơ, quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH nói chung, chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN nói riêng, góp phần thực hiện đơn giản hóa thủ tục hành chính, thực hiện số hóa hồ sơ, tạo nhiều thuận lợi hơn cho đơn vị sử dụng lao động và người lao động, cũng như cơ quan BHXH trong việc quản lý hiệu quả quỹ ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN…, đóng góp một phần quan trọng trong công cuộc cải cách thủ tục hành chính, thực hiện dịch vụ công trực tuyến cấp độ 4 của Ngành BHXH.