Hướng tới “văn phòng không giấy tờ”

Với nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác quản lý văn bản, mỗi năm Ngành BHXH tiếp nhận, phát hành lên tới con số hàng trăm nghìn văn bản, riêng tại BHXH Việt Nam, bình quân mỗi năm Văn phòng tiếp nhận gần 40 nghìn văn bản đến, phát hành gần 10 nghìn văn bản đi, kiểm tra trên 7 nghìn hồ sơ trình ký, văn bản phát hành. Mặc dù khối lượng văn bản lớn, nhưng việc quản lý lại hoàn toàn thủ công bằng cách ghi chép trên sổ giấy và photo, chuyển giao văn bản giấy, do đó tiêu tốn một khối lượng “khổng lồ” văn phòng phẩm, mực, máy móc, thiết bị, kinh phí, thời gian, kho tàng lưu trữ và nhân lực...

Chia sẻ với chúng tôi, đồng chí Chu Mạnh Sinh, Chánh Văn phòng BHXH Việt Nam cho biết, để giảm tải công việc và tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động, thời gian đầu, Văn phòng đã ứng dụng phần mềm Edocman để quản lý văn bản đi, đến. Tuy nhiên, qua nhiều lần nâng cấp, phần mềm cũng chỉ dùng để nhập thông tin văn bản thay cho việc đăng ký, quản lý trên sổ giấy, cập nhật, tra cứu, tìm kiếm và chỉ sử dụng được tại Văn phòng; chưa gửi, nhận văn bản trên phần mềm, chưa kết nối liên thông trong toàn Ngành và chưa thực hiện điều hành công việc, quản lý văn bản trên môi trường mạng.

Thực tế khó khăn là vậy, nhưng làm thế nào để đạt được mục tiêu đến năm 2020 có 80% văn bản trao đổi giữa các cơ quan hành chính hoàn toàn dưới dạng điện tử và triển khai hiệu quả nhiệm vụ xây dựng Chính phủ điện tử mà Chính phủ đã đặt ra?Đó là câu hỏi, là không ít những trăn trở của tập thể lãnh đạo, cán bộ, viên chức Văn phòng.

Để thực hiện được nhiệm vụ đó, yêu cầu cấp thiết được đặt ra là phải xây dựng được phần mềm quản lý văn bản điều hành theo ba cấp từ BHXH Việt Nam đến BHXH cấp tỉnh, BHXH cấp huyện. Đề án “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành của hệ thống BHXH” với mục tiêu hướng tới xây dựng một “văn phòng không giấy tờ” do Văn phòng chủ trì nghiên cứu, xây dựng đã được lãnh đạo Ngành hoan nghênh, đánh giá cao và được Hội đồng nghiên cứu khoa học của Ngành nhanh chóng phê duyệt, nghiệm thu; là cơ sở khoa học để triển khai hiệu quả trong thực tiễn việc quản lý, sử dụng văn bản điện tử, từng bước đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công tác chỉ đạo, điều hành của Ngành BHXH.

Ngay sau khi Đề án được phê duyệt, Văn phòng đã phối hợp với đơn vị tư vấn nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý văn bản, với tên gọi: “Hệ thống quản lý văn bản và điều hành ngành BHXH”. Sau nhiều lần chạy thử và thí điểm, phần mềm đã chính thức được đưa vào sử dụng trong toàn Ngành từ ngày 01/6/2017. Theo đó, 100% văn bản được số hóa, gửi, nhận song song cùng văn bản giấy trên hệ thống, 100% đơn vị tiếp nhận xử lý văn bản, giao việc đến từng cán bộ, viên chức trên phần mềm.

Đồng thời, để từng bước đưa văn bản điện tử thay thế văn bản giấy, Văn phòng đã chủ trì phối hợp với Trung tâm CNTT tham mưu với lãnh đạo Ngành đề nghị Ban Cơ yếu Chính phủ cấp hơn 5.000 chữ ký số chuyên dụng cho đơn vị, cá nhân trong toàn ngành để sử dụng trong việc soạn thảo, trình ký, ký số cá nhân, cơ quan, phát hành văn bản điện tử trên phần mềm. Chỉ trong thời gian ngắn thí điểm, đến tháng 3/2018, toàn bộ văn bản đến được ký số và trình, xử lý, chuyển giao hoàn toàn điện tử, bản giấy văn bản chuyển về đơn vị chủ trì giải quyết, đơn vị phối hợp chỉ nhận bản điện tử... Việc giải quyết, theo dõi giải quyết văn bản đến được tự động tổng hợp trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Bên cạnh đó, Văn phòng cũng hoàn thành kết nối Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Ngành với Trục liên thông văn bản quốc gia để gửi, nhận văn bản điện tử với các cơ quan hành chính từ Trung ương đến địa phương trên phạm vi toàn quốc.

Nhận thức được công tác cải cách hành chính, nhất là việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động nghiệp vụ là một trong những nhiệm vụ quan trọng, là điều kiện tiên quyết để đổi mới, nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành, tham mưu, xử lý, giải quyết công việc, cũng như tác phong, lề lối làm việc của cán bộ, viên chức, Văn phòng đã tập trung, quyết liệt để triển khai, duy trì hiệu quả việc quản lý, sử dụng văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thống nhất trong toàn Ngành.

“Hiệu quả nhìn thấy rõ, nhưng thay đổi thói quen làm việc bao nhiêu năm của mọi người, của một hệ thống là một chặng đường vô cùng gian nan” – Chánh Văn phòng Chu Mạnh Sinh chia sẻ.Thời gian đầu, nhiều đơn vị, địa phương, cá nhân vẫn chưa quen với việc sử dụng văn bản điện tử, nên lượng văn bản giấy gửi về BHXH Việt Nam vẫn rất lớn. Là đơn vị đầu mối chủ trì triển khai, Văn phòng đã gương mẫu, đi đầu trong xử lý, phát hành văn bản điện tử và thường xuyên theo dõi, thống kê, kịp thời đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị, cá nhân nhận và giải quyết văn bản trên môi trường mạng. Đồng thời, tham mưu, trình lãnh đạo Ngành ban hành 07 văn bản hướng dẫn, chỉ đạo, đặc biệt BHXH Việt Nam là một trong những Bộ, ngành đầu tiên ban hành và triển khai trong toàn hệ thống Quy chế quản lý, sử dụng văn bản điện tử, trong đó quy định rõ danh mục văn bản giải quyết hoàn toàn điện tử, văn bản sử dụng song song điện tử và giấy; văn bản chỉ sử dụng bản giấy; đưa việc quản lý, sử dụng văn bản điện tử là 01 tiêu chí để đánh giá, chấm điểm, xếp loại thi đua, khen thưởng đối với các tập thể, cá nhân hằng năm. Đến nay, việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản trong chỉ đạo, điều hành, xử lý, giải quyết công việc đã trở thành nếp quen của mỗi cán bộ, công chức, viên chức.

Cùng với việc triển khai Hệ thống văn bản điều hành, Văn phòng cũng là đơn vị tham mưu xây dựng và vận hành hiệu quả Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến theo mô hình kiến trúc Chính phủ điện tử từ BHXH Việt Nam đến BHXH cấp tỉnh, cấp huyện. Hầu hết các hội nghị quan trọng, có quy mô lớn đã được tổ chức trực tuyến, đã giảm đáng kể các cuộc họp, hội nghị tập trung có phạm vi toàn Ngành. Đặc biệt, trong thời gian thực hiện cách ly, giãn cách xã hội bởi dịch bệnh Covid-19, nhờ có Hệ thống quản lý văn bản điện tử và họp trực tuyến đã giúp cho mọi hoạt động chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Ngành đảm bảo kịp thời, thông suốt, điều này đã cho thấy rõ ưu thế, sức mạnh của việc ứng dụng công nghệ số trong giai đoạn hiện nay.

Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại

Việc quản lý, sử dụng văn bản, hồ sơ điện tử đã có tác động rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng văn bản điện tử, giảm văn bản giấy theo đúng tinh thần chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012; làm thay đổi tác phong làm việc theo hướng năng động, hiện đại, nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc, giảm chi phí hành chính, chi phí hội họp... Thống kê cho thấy, năm 2019, toàn ngành đã có tỷ lệ văn bản ký số phát hành điện tử đạt tới 88%. Riêng tại Văn phòng, trong tổng số 34.000 văn bản đến, có tới 98,44% văn bản ký số; trong tổng số 7.600 văn bản đi, có tới 84% văn bản phát hành điện tử, có 16% văn bản giấy đều là văn bản mật và văn bản đặc thù... Việc quản lý văn bản điện tử đã giảm đáng kể chi phí hành chính (cước bưu chính, văn phòng phẩm,...), cụ thể: giấy photo giảm 75%; mực máy photo giảm tới 84%; trống máy giảm 76%; chi phí sửa chữa máy móc, thiết bị hầu như không phát sinh so với năm 2017 là thời điểm trước khi ứng dụng phần mềm...

Chánh Văn phòng Chu Mạnh Sinh chia sẻ: Đây thực sự là bước “đột phá” của Ngành BHXH trong công tác quản lý, điều hành. Trong hai năm triển khai đã đem lại hiệu quả rất lớn cho Ngành trong việc tiết kiệm tài chính, thời gian, nhân lực, công tác lưu trữ... Toàn Ngành, từ Trung ương đến cấp huyện, từ Tổng Giám đốc cho đến chuyên viên, đã thay đổi thói quen từ việc xử lý văn bản giấy đến xử lý, giải quyết công việc trên môi trường mạng. Làm việc trên môi trường mạng, nên lãnh đạo ngành đi công tác, thậm chí công tác nước ngoài vẫn có thể xử lý công việc và ký số văn bản. Nhưng quan trọng hơn, hiệu quả mà sáng kiến mang lại là nâng cao kiến thức và kỹ năng CNTT cho cán bộ và ý thức cải cách hành chính của toàn Ngành. Có thể nói, cùng với đẩy mạnh ứng dụng CNTT của toàn ngành, việc sử dụng văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của BHXH Việt Nam đã góp phần cùng Chính phủ, các bộ, ngành và các đơn vị xây dựng Chính phủ điện tử; góp phần đưa BHXH Việt Nam trở thành một trong những đơn vị luôn nằm trong tốp đầu về chỉ số và xếp hạng tổng thể mức độ ứng dụng CNTT của Khối các bộ, ngành Trung ương (theo kết quả đánh giá xếp hạng mức độ ứng dụng CNTT của Bộ Thông tin và Truyền thông) và nâng cao vị trí của Việt Nam về Chính phủ điện tử theo xếp hạng của Liên hợp quốc.

Đồng chí Chánh Văn phòng Chu Mạnh Sinh cho biết, thời gian tới, để thực hiện hiệu quả Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của BHXH Việt Nam, Văn phòng sẽ tiếp tục tham mưu và đề nghị Lãnh đạo Ngành cho phép nâng cấp phần mềm đáp ứng yêu cầu quản lý, tích hợp các quy trình quản lý, đơn giản hóa, tự động tổng hợp báo cáo, hoàn thiện các tiện ích phục vụ hiệu quả hơn nữa công tác chỉ đạo điều hành. Đồng thời, đôn đốc BHXH các địa phương, các đơn vị trực thuộc tiếp tục nâng cao tỷ lệ sử dụng văn bản điện tử, trao đổi công việc, trình ký và lập hồ sơ điện tử, tiến tới hoàn thành các chỉ tiêu của Chính phủ trong Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020 và các giai đoạn tiếp theo.